建立文件安全框架是確保全面組織安全戰略的關鍵要素之一，該戰略將保護重要的企業信息，從其來源、存儲到訪問、共享，直至最終處置。只有授權使用者才能存取受此安全框架保護的文檔，從而在中大型組織和高度監管的行業中維護這些敏感文檔的完整性和機密性。文件安全框架有助於跨部門和平台有效且安全地管理、組織和控製文件。

安全框架還提供了一種結構化的方法來管理和保護數位文檔，從而保護其機密性、完整性和可用性。然而，文件安全不僅僅是一種網路安全策略。根據行業的不同，這些框架也可能是一項法律要求。政府機構、醫療保健組織、金融機構和律師事務所必須遵守與個人資料相關的各種法規和法律。兩個很好的例子是 美國的《健康保險流通與責任法案》(HIPAA)和歐盟的《一般資料保護規範》(GDPR)。

有效的文檔安全框架政策涵蓋組織處理的所有類型的文檔，從內部人力資源和財務文件、法律文件和客戶數據，到電子郵件和實體紙本文件。儲存實體文件的組織不應過於自滿。在將文件上傳到雲端之前，使用先進的文件影像掃描器和軟體組合對實體文件進行數位化，是保護敏感資訊安全的更有效方法。

這些框架也適用於員工。它們必須適用於所有建立、存取、儲存或共用與公司營運相關的文件的員工、承包商和第三方，無論文件格式如何。必須強調的是，執行框架政策至關重要。根據 2024 年 IBM/Ponemon 資料外洩成本報告，第三方資料外洩是導致資料外洩成本增加的第三大預測因素，導致成本比平均高出 5%，並且是組織恢復成本最高的資料外洩類型之一。